DOCUMENTOS COMERCIALES Y SOPORTES CONTABLES
Que
son los documentos contables y de soporte?
Los documentos comerciales,
también llamados documentos mercantiles, son todos los comprobantes extendidos
por escrito en los que se deja constancia de las operaciones que se realizan en
la actividad mercantil, de acuerdo con los usos y costumbres generalizados y
las disposiciones de la ley.
Los documentos de soporte son aquéllos
documentos oficiales, de comercio y de transporte que, o bien respaldan las
declaraciones específicas presentadas en la declaración de mercancías, como la
factura comercial (p. ej., por el monto de la factura, el nombre del vendedor y
comprador), el documento de transporte (p. ej., para el expedidor,
destinatario, medios o modo de transporte) o el certificado de origen, o que
respaldan los documentos que prueban que se cumplió con las condiciones
especificas para la importación y exportación (p. ej., permisos de
importación/exportación, certificados sanitarios y certificados de conformidad
con las normas técnicas).
¿cuales
son las clases de documentos de soporte contable?
-SOPORTES
INTERNOS:
-Recibo de Caja: Son aquellos que se usan como soporte
de prueba de todos los ingresos a caja recaudados por diversos conceptos,
representados en efectivo, cheques, tarjetas débito, tarjetas créditos.
Normalmente se elabora en original y copia, destinándose el original para quien
realiza el pago y la copia para soportar el registro en el sistema de
información contable.
-Recibo de caja de caja menor: Son aquellos que
tienen la finalidad de soportar los gastos de menor cuantía, cuyo valor y
frecuencia no amerita realizar el pago con cheque, como gastos de transporte,
fotocopias, por lo general para la atención de estos gastos se crean fondos de
caja menor a cargo de un custodio que responde por su manejo. Se elaboran en
original, el cual se anexa como soporte al formato de reembolso
correspondiente.
-Comprobantes de regresos: Son aquellos que
tienen la función de servir como prueba de los desembolso o pagos
realizados por la empresa, los cuales para efectos de control
deben hacerse en cheque.
Deberán anexarse a los comprobantes de egreso, los soportes que dieron
origen a dicho pago como: facturas, cuentas de cobro, teniendo en cuenta que se
debe dejar constancia de su cancelación mediante la implantación de un sello
que exprese que han sido pagados.
Se elaboran en original y dos copias, debidamente firmadas a
satisfacción por el beneficiario del pago, para ser distribuidas así: El
original, con los soportes del pago, ara la incorporación de la transacción en
el sistema de información contable, la primera copia para incorporar al
consecutivo y la segunda copia para la persona que realizó el pago.
-Facturas de venta: Se elabora para protocolizar la
realización de un contrato de compraventa o prestación de servicios, en el cual
se discrimina en detalle el contenido del contrato, el monto de la transacción,
las condiciones de pago, la persona que interviene en la compra. Mediante este
documento se genera el traslado de dominio del bien o servicio transado, sin
que se haya perfeccionado en su totalidad, ya que el pago se puede realizar con
posterioridad a la facturación. Es un comprobante obligatorio y debe cumplir
con las disposiciones legales, y para efectos tributarios la factura debe
cumplir con los requisitos exigidos por la Ley y las autoridades públicas
competentes.
-Nota crédito: Sirve para realizar abonos en las
cuentas de los clientes por devoluciones de mercancías o por corrección de
errores u omisiones. Se elabora en original y copia, el original para el
cliente y la copia para el consecutivo y para soportar el registro en el
sistema de información contable.
-Nota Débito: Se elabora para cargos en las cuentas
de los clientes por un mayor valor por error u omisión en la liquidación de
facturas de ventas y los intereses por mora en el pago de sus obligaciones.
-Nota de Contabilidad: Se elabora para realizar en forma
resumida el registro manual de las operaciones, tanto en libros auxiliares como
oficiales o principales, de acuerdo a las necesidades de la empresa se pueden
resumir en un solo comprobante las transacciones realizadas en un periodo
determinado ya sea semanal, quincenal o semanal.
-SOPORTES
EXTERNOS:
Son aquellos comprobantes que soportan las transacciones, pero son
elaborados por terceros, tales como facturas por compras, consignaciones
bancarias, notas débito y crédito por los bancos, pagarés y demás.
-Facturas por compras: Este soporte tiene las mismas
características de las factura de venta expedida por la empresa y en este caso
es expedida por el proveedor de bienes y servicios.
-Consignaciones bancarias: Son aquellos
comprobantes expedidos por las entidades bancarias como medio probatorio de los
aumentos en las cuentas corrientes o de ahorro a sus clientes.
-Notas débito y crédito emitidas por los bancos: Son comprobantes que soportan el registro de movimientos diferentes a
las consignaciones de sus clientes, tales como suministro de chequeras, cobro
de intereses por obligaciones financieras, comisione por remesas con cargo a la
cuenta del cliente, intereses pagados o prestamos bancarios con abono a la cuenta
del cliente.
-Pagarés: Es el documento que representa el
soporte de una obligación mediante el cual se compromete a pagar una cantidad
en determinada fecha a otra persona a favor de la que se ha suscrito dicho
documento, o a su orden, a una tercera persona a quien la segunda ha endosado
el documento.
¿tipos
de documentos comerciales?
-Orden de compra: Es un documento que emite el comprador para pedir mercaderías al vendedor;
indica cantidad, detalle, precio y condiciones de pago, entre otras cosas. El
documento original es para el vendedor e implica que debe preparar el pedido.
El duplicado es para el comprador y es una constancia de las mercaderías o
servicios encargados.
-Pagare: es un documento que contiene la promesa incondicional de
una persona (denominada suscriptora), de que pagará a una segunda persona
(llamada beneficiario o tenedor), una suma determinada de
dinero en un determinado plazo de tiempo. Su nombre surge de la frase con que
empieza la declaración de obligaciones: "debo y pagaré". La
diferencia entre la letra y el pagaré es que el pagaré es emitido por el mismo
que contrae el préstamo.
-El recibo: Un recibo o constancia de pago es
una constancia que sirve para comprobar que se ha pagado por
un servicio o producto. Hay de diversos tipos según el formato, si queda
registrado, y otras características.
Los recibos por lo general, se extienden por duplicado: El original se
entrega a quien hizo el pago y el duplicado queda en poder de quien lo recibe.
-El cheque: es un documento contable de valor en el que
la persona que es autorizada para extraer dinero de una cuenta (por ejemplo,
el titular), extiende a otra persona una autorización para retirar una
determinada cantidad de dinero de su cuenta, la cual se expresa en el
documento, prescindiendo de la presencia del titular de la cuenta bancaria.
Entre otros como: la factura, el remito, la nota crédito, la
nota débito, el boleto de deposito
¿cual
es la información general que deben llevar todos los
documentos
comerciales?
- Nombre
o razón social de la empresa que lo emite.
- Nombre, numero y fecha
del comprobante.
- Descripción del
contenido del documento.
- Firmas de los responsables
de elaborar, revisar, aprobar y contabilizar los comprobantes.
¿Escriba al
menos 8 de los documentos comerciales?
FACTURA
Una factura es un documento que respalda la realización de una operación
económica, que por lo general, se trata de una compraventa. En otras palabras,
una factura es el documento a través del cual una persona que vende puede rendir
cuentas, de forma instrumentalizada, al contrato de compraventa comercial.
La factura además reemplaza a la boleta en las transacciones de una
organización o negocio, para efectos impositivos; estas son válidas para los
organismos fiscalizadores dada la completa información que dan de cada
transacción, como un registro detallado de cada compra y venta.
Existen tres tipos de facturas, las que se denominan A, B y C, que,
respectivamente corresponden a las facturas ordinarias, rectificativas y
recapitulativas.
Factura ordinaria
De acuerdo a sus
funciones, existen tres tipos distintos de facturas. Entre ellas, la factura de
uso más frecuente es definitivamente la factura ordinaria.
Una factura ordinaria es un
documento que sirve para dejar constancia de unaoperación económica, ya sea esta una
compraventa o la prestación de algún servicio. Este tipo de factura debe
recoger toda la información necesaria sobre dicha operación.
Factura
rectificativa
Una factura
rectificativa es precisamente un tipo de factura que se emite para corregir
algún error o agregar algún dato que sea necesario.
Una factura rectificativa es un
documento que detalla alguna corrección en la factura ordinaria o bien la
devolución de la mercancía. Esta factura se debe emitir en caso que la factura
original no cumpla con los requisitos establecidos por la ley vigente.
Asimismo, también se debe emitir una factura rectificativa en caso que se
produzca algún error con la mercancía, ya sean errores en el precio,
descuentos, devoluciones, etc.
Factura
recapitulativas
Una factura recapitulativaofrece la posibilidad deagrupar varias facturasemitidas hacia un mismo destinatario y
dentro de un mismo mes. Pero para que este documento sea válido, es necesario
anular dichas facturas.
Esta factura, al tener el mismo valor
legal que una factura ordinaria, también debe cumplir los mismos
requisitos básicos. Por esta razón, la factura
recapitulativa no solo debe mostrar el valor total de las ventas del mes, sino que debe
hacer una breve descripción de todas las
operaciones que está agrupando.
Con estas pautas,
una factura recapitulativa agiliza y simplifica
los procesos de facturación, pero siempre
respetando la normativa vigente establecida por la ley.
ORDEN DE COMPRA
Una orden de compra es una solicitud escrita a un proveedor, por
determinados artículos a un precio convenido. La solicitud también especifica
los términos de pago y de entrega.
La orden de compra es una
autorización al proveedor para entregar los artículos y presentar una
factura.Todos los artículos comprados por una compañía deben acompañarse de las
órdenes de compra, que se enumeran en serie con el fin de suministrar control
sobre su uso.Por lo general se incluyen los siguientes aspectos en una orden de
compra:- Nombre impreso y dirección de la compañía que hace el pedido- Número
de orden de compra- Nombre y dirección del proveedor- Fecha del pedido y fecha
de entrega requerida- Términos de entrega y de pago- Cantidad de artículos
solicitados- Número de catálogo- Descripción- Precio unitario y total- Costo de
envío, de manejo, de seguro y relacionados. Costo total de laorden- Firma
autorizada
REMITO
El remito es un documento que extiende el vendedor para documentar la
entrega y/o remisión al cliente de las mercaderías. La persona que recibe
dichas mercaderías, mediante su firma, reconoce haber recibido las mismas según
el detalle efectuado en el remito, con lo cual queda concretado el derecho del
vendedor a cobrar y la obligación del comprador a pagar.
La nota de remisión o
remito se utiliza aunque no haya orden de compra extendida en formulario ni
nota de venta, y sirve de base para la confección de la factura si la entrega
de las mercaderías es previa a la facturación.
REQUISITOS
O DATOS DE LA NOTA DE REMISION O REMITO.
Los datos fundamentales
de la nota de remisión son los siguientes:
1. Fecha de emisión.
2. Número de orden de
compra y nota de venta (si se han utilizado estos comprobantes).
3. Detalle de las
mercaderías entregadas (sin precio).
4. Lugar de entrega.
5. Conformidad del
comprador (en el ejemplar que queda en poder del vendedor).
6. Según la Resolución
General 3419 de la DGI, los remitos deben contener los mismos datos
identificatorios del comprador y vendedor que las facturas y la leyenda
“DOCUMENTO NO VÁLIDO COMO FACTURA”.
7. La letra “R” en el
recuadro central del borde superior.
RECIBO
Un recibo o constancia de pago es
una constancia que sirve para certificar que se ha
pagado por un servicio o producto.Hay de diversos tipos según el formato, si
queda registrado, y otras características. Los recibos por lo general, se
extienden por duplicado. El original se entrega a quien hizo el pago y el duplicado
queda en poder de quien lo recibe. Un recibo puede ser de muchas maneras
diferente como por ejemplo: una persona o empresa, y el detalle de facturas o
servicios que se pagan con este cheque emitido, quien lo opera, quien lo
revisa, quien lo recibe conforme a lo descrito, fecha de recibido, descripción
de las facturas (números que se pagan), los precios totales, los descuentos y
los impuestos. Es utilizado para dejar constancia por parte de una empresa de
que fue lo que se pago o realizó con la emisión de mencionado cheque que consta
en la copia voucher. Se refiere a voucher cuando tiene copias al carbón, como
el caso de los vouchers de las tarjetas de crédito que tiene varias copias
según el uso de los interesados. Además sirve para sacar cuentas de cuánto
dinero se ha gastado.
NOTA DE DÉBITO
Es un
comprobante que una empresa envía a su cliente, en la que se le notifica haber
cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por el concepto
que se indica en la misma nota. Este documento incrementa el valor de la deuda
o saldo de la cuenta, ya sea por un error en la facturación, interés por mora
en el pago, o cualquier otra circunstancia que signifique el incremento del
saldo de una cuenta.
¿Escriba
al menos 4 requisitos para la factura?
Requisitos de la factura de venta. Para
efectos tributarios, la expedición de factura a que se refiere el artículo 615
consiste en entregar el original de la misma, con el lleno de los siguientes
requisitos:
a. Estar denominada expresamente como factura de venta.
b. Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.
c. Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes
o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado.
d. Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración
consecutiva de facturas de venta.
e. Fecha de su expedición.
f. Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o
servicios prestados.
g. Valor total de la operación.
h. El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura.
i. Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.
¿Que
es un recibo de caja?
es el que se da cuando un cliente paga en
efectivo su compra en un comercio. Se entrega el original al cliente, se guarda una
copia para el archivo consecutivo y otra se anexa al diario de contabilidad. El
que se queda el cliente, es lo que generalmente se conoce como ticket.
También se puede llamar recibo de caja menor.
El recibo de caja, debe de tener una numeración consecutiva para que pueda llevarse de forma
más sencilla el control contable. Siempre debe
incluir los datos de lafecha en
la cual se realizó la transacción,
los conceptosdesglosados
por los cuales se recibe el ingreso, el monto de
cada uno de ellos, y el importe total de
la
operación.
¿Que
es el recibo de consignación bancaria?
Este es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus
clientes para que lo diligencien al consignar. El original queda en el
banco y una copia con el sello del cajero o el timbre de la máquina
registradora, sirve para la contabilidad de la empresa que consigna. Hay
dos tipos de formatos de consignaciones, uno para consignar efectivo y cheques
de bancos locales y otro para consignar remesas o cheques de otras plazas.
¿Que
es la factura de venta y a quien se le entrega la original?
Es donde uno registra el bien o el servicio que le brinda a un
determinado cliente.
la original se le entrega al cliente luego de ser cancelada la factura a
la empresa remitente.
¿Que es el cheque?
es un documento mercantil, aceptado como medio de
pago, que emite y firma una persona (librador), para que una entidad financiera
(librador) pague la cantidad consignada en el mismo a otra persona (tenedor o
beneficiario), siempre y cuando disponga de fondos en la cuenta contra la que
se libra el cheque
La
empresa consigna la mitad de lo que hay en la caja
¿qué
documentos genera esta transacción?
la consignación y un comprobante de
caja en donde quede registrado que se uso la
mitad del dinero disponible en caja para una consignación.
El
cliente quiere conocer la información antes de hacer una compra o pedido ¿qué
documentos se le envía al cliente?
una cotización en donde se relaciona
el bien o servicio, el valor unitario, el IVA (si lo requiere), la cantidad y el valor total.
Un trabajador necesita
un préstamo de 35.000 $ ¿qué documento se omite?
un recibo de caja menor en donde quede
estipulado al valor de el préstamo, el prestamista y el deudor.
En
un banco caja social le hizo un crédito bancario a Don José por $150.000, por
un plazo de 3 meses ¿qué documento debe firmar Don José?
Un pagare, que es un documento
en donde uno se compromete al pago puntual de la deuda y
la garantía de el préstamo al momento de no cumplir con la
responsabilidad adquirida.
¿Qué documento contiene
la información sobre el objeto que se desea comprar y las condiciones de
negociación?
en una cotización se estipula las condiciones calidad y
todo lo referente al producto.
